NéoPro: the admission of authenticity of documents pursuant to Art. 264 C.C.P.

by Molly Krishtalka
Renno Vathilakis Inc.

Section 264 of the new Code of Civil Procedure sets out a procedural mechanism allowing a party to, prior to trial, call other parties to a proceeding to admit or deny the authenticity of a document. This section represents the modern incarnation of a procedural rule that has existed in Quebec, with various modifications, since 1964. Prior to January 1, 2016, this rule was governed by s. 403 of the old Code of Civil Procedure. Whereas s. 403 characterized authenticity with reference to “genuineness” and “correctness”, s. 264 refers to the “origin” and “integrity” of the document. This changed language may reflect shifting concerns about the authenticity of documents due to the ever-growing use of technology-based documents.

This rule plays a key role in the evidentiary stage of a trial, as the honourable Louise Moreau explained in Côté-Gagnon c. 9113-5830 Québec inc. (2007 QCCS 4915):

[53] En effet, le but de la procédure de l'article 403 C.p.c. est de dispenser le plaideur d'assigner le témoin compétent à produire le document en cause, c'est-à-dire le témoin qui en a une connaissance personnelle suffisante:

L'extrait suivant porte sur la production d'un élément matériel de preuve mais illustre fort bien la notion de « témoin compétent »:

« Tout élément matériel de preuve pertinent au litige peut être produit comme pièce lors du procès par un témoin compétent à cette fin. La pièce est exhibée et, le cas échéant, commentée par un témoin qui en a une connaissance personnelle suffisante – autrement, il s'agirait d'une preuve de ouï-dire. Il faut donc établir la connaissance et la familiarité du témoin avec la pièce. Ce témoin doit être habile à utiliser cette pièce à et à la produire. Ainsi, une photographie est en principe produite en preuve par le photographe qui l'a prise ou par une personne alors présente sur les lieux. La compétence du témoin à témoigner au sujet de cette pièce et à la produire dépend de son degré de connaissance et de familiarité avec cette pièce ou avec les faits qui en ont entouré la confection. Le défaut de compétence du témoin pourrait susciter une objection fondée sur le ouï-dire ou sur la règle de la meilleure preuve, dont le maintien rendrait cette pièce irrecevable en preuve par l'entremise de ce témoin.

[soulignements ajoutés]

Practically, this rule facilitates, inter alia, the production of unsigned writings regularly used in the ordinary course of business. In order for such a document to make proof of its contents, the party invoking it must first prove that the document originates from the alleged author of the document: ss. 2831, 2835 C.C.Q.). 

Not only does this rule reduce the burden on each party to make its evidence, but it also allows the parties to keep the length and expense of the trial in check, as the honourable Catherine La Rosa affirmed in Desgagné-Bolduc c. Provigo Distribution inc. (2007 QCCS 3224):

[105] L’objectif premier visé par l’application de l’article 403 C.p.c. est d’abréger le déroulement de l’enquête en facilitant la preuve de la confection d’une pièce. Dans ce cadre, l’auteur de la pièce n’a pas à se déplacer pour témoigner car l’authenticité de la pièce et les circonstances entourant sa confection sont alors réputées admises. […]

A party seeking to avail itself of the admission of authenticity under s. 264 must notify to the opposing party the formal notice to admit the origin of the document or the integrity of the information it contains – as well as the document itself if not already provided – no later than 30 days before the trial date. The party receiving the s. 264 notice then has ten days in which to notify an affidavit admitting or denying the origin or integrity of the evidence covered by the s. 264 notice. If the opposing party denies the origin or integrity of the evidence, the party seeking to produce the evidence must then prepare to establish its authenticity and origin at trial (Bolla c. 9069-4316 Québec inc., 2014 QCCQ 6481; Wohl c. Marché R. Théberge inc., J.E. 92-815 (C.S.).

Importantly, admitting the authenticity of the document(s) covered by the s. 264 notice does not preclude the opposing party from objecting to the production of those documents into evidence at trial, for example on the basis of relevance or privilege (Conseil Québécois sur le tabac et la santé c. JTI-MacDonald Corp., 2012 QCCS 1870, leave to appeal denied : C.A. Montreal, n 500-09-022651-129, June 4, 2012). 

What of a failure to respond in time? As the fourth paragraph of s. 264 sets out, a party’s failure to respond within 10 days is deemed to be an admission of the origin and integrity of the exhibit. Thus, the party leading the exhibit in question will be freed from the obligation to call the alleged author of the exhibit to testify as to its creation.

However – and this is important – an admission of authenticity should not be confused with an admission as to truth of contents, as the honourable J.J. Michel Robert, writing for the panel, affirmed in Lacasse c. Lefrançois (2007 QCCA 1015): 

[63] L’appelant affirme que, puisque les deux parties ont reconnu la véracité des dossiers hospitaliers, ceux-ci font preuve prima facie de leur contenu et c’est à la partie qui en conteste l’exactitude de faire témoigner les auteurs des parties litigieuses. 

[64] Il ne s’agit pas là de l’effet de la reconnaissance de la véracité ou de l’exactitude d’une pièce en vertu de l’article 403 C.p.c. L’effet de celle-ci se limite à faire la preuve de la confection du document.

Nor is a failure to respond in time deemed to be an admission as to truth of contents, as the honourable Thomas M. Davis explained in Uashaunnuat (Innus de Uashat et de Mani-Utenam) c. Compagnie minière IOC inc. (Iron Ore Company of Canada) (2016 QCCS 1958): 

[56] Mais il y a plus. Premièrement, le défaut de notifier une déclaration sous serment pour répondre à une mise en demeure en vertu de l’article 264 C.c.p. ne donne pas lieu à la reconnaissance de la véracité du contenu du document faisant l’objet de la mise en demeure.

This point, previously confirmed by the jurisprudence, has now been made explicit by the legislature in s. 264 NPCP (Le grand collectif: Code de procedure civile: commentaires et annotations (Montreal : Éditions Yvon Blais, 2016) vol. 1, art. 264, at 1339). Unless the opposing party makes an explicit admission to that effect, the party seeking to produce the exhibit remains responsible for establishing the truth of the exhibit’s contents. As the Commentaires de la ministre de la justice on s. 264 explains, “il paraît approprié de laisser à celui qui entend utiliser le document de prouver la valeur du contenu de ce dernier.” 

In sum, a rule to remember and use judiciously. Already a key procedural mechanism, s. 264 will undoubtedly become even important with the increasing use of novel technology-based documents. 

Reference : [2016] ABD NéoPro 18